采购管理中的库存管理如何更好的把握度
2012年8月21日
采购部原来就有，但采购准交率只有33%，这么低的准交率，严重影响了我们的生产。于是，我们必须强化采购部的职能。前面，我们已经谈到对采购部的职责进行了划分，接下来， 我们设了一个物料稽查员，这是我们泽亚企管的独创。物料稽查员在采购部工作，但不属采购管理经理领导。他干什么的呢？查采购员给客户下单的进度，也就是采购过程控制。以前在ATL遇到这种情况：今天有20张订单，要求采购员在7月20日前把采购订单全部下给供应商，但采购员上午下了19张单，下午回来忙其它事情，放在抽屉里忘了那张单。一个星期后，车间急用那种物料，查到仓库，查到采购后，才发现采购员忘了下订单。所以我们设物料稽查员，就是要控制采购人员的动作和采购过程。如今天20日通知你下20张单，你有没有全部下？下了单之后有没有跟进？供就商备料如何？物料质量怎样？能不能及时回来？就这些问题提醒采购员一下。通过这个动作，公司的采购准交率一下子提升到60%，差不多翻一倍，而且，以后，我们就不用依赖采购员的责任心了。
这是我们强化采购的职能，收到的一个明显成效的一个动作。
5、库存的控制：物控员、物料稽查员、财务的查核
作好收料控制之后，开始入库，入库的工作由谁去检查呢？由物控员和物料稽核员去检查，每个月去查，随时都可以去查，查什么？查帐物卡相符率，查滞租物料，作好仓库存放的控制。当然，财务部也可以去查，几个部门一起抽查。公司根据实际情况设置一个合理的帐物卡的相符率，如果达到或超过该指标，给于相关人员奖励，否则，给于处罚。
6、发料的控制：按单发料
做好了仓库的控制后，就要控制发料。在ATL，领料也有一个怪现象：车间员工开个《领料单》，车间主管签个字，然后拿到仓库就可以领料，那么领什么，领多少，什么时候领，全部由车间说的算，仓库管不了。这种车间与仓库没有连接好的情况导致仓库非常混乱，于是就有必要控制发料。
发料由谁来控制呢？由物控员来控制，物控员在作物料需求计划时，根据客户订单和物料清单作一个《生产制令单》。《生产制令单》列明了什么时候开始备料、哪一产品型号的、哪一个客户的、物料需要多少、什么时候领料、车间生产什么时候完工、产品什么时候发货等情况。仓库拿这个单，开始备料，备好了后叫车间相关人员过来领料，领完了之后，进行生产等下一步相关环节。
如果出现异常情况，将由物控员根据物料清单及具体情况进行协调。
如此，车间乱领乱用物料，不能超过物料清单的标准。这个动作对控制物料也取得了很好的效果。
7、生产过程的物料控制（退/补料程序控制）任何库存控制系统都必须回答如下三个问题：
1、 隔多长时间检查一次库存量？
2、 何时提出补充订货？
3、 每次订多少？
按照对以上3个问题的回答方式的不同，可以分成3种典型的库存控制系统
一、 固定量系统
所谓固定量系统就是订货点和订货量都为固定量的库存控制系统，如衅9-3所示。当库存控制系统的现有库存量降到订货点及以下时，库存控制系统向供应厂家发出订货，每次订货量均为一个固定的量，经过一段时间，我们称之为提前期，所发出的订货到达，库存量增加Q。订货提前期是从发出订货至到货的时候间隔，其中包括订货准备时间、发出订单、供方接受订货、供方生产、产品发运、产品到达，提货、验收、入库等过程。显然，提前期一般为随机变量。
要发现现有库存量是否到达订货点PL，必须随时检查库存量。固定系统需要随时检查库存量，并随时发出订货。这样，增加了管理工作量，但它使得库存量得到严密的控制。因此，固定量系统适用于重要物资的库存控制。
为了减少管理工作量，可采用双仓系统，所谓双仓系统是将同一种物资分放两仓，其中一仓使用完后，库存控制系统就发出订货。在发出订货后，就开始使用另一仓的物资，直到到货，再将物资按丙仓存放。
二、 固定间隔期系统
固定量系统需要随时监视库存变化，对于物资种类很多且订货费用较高的情况，是很不经济的。固定间隔期系统可以弥补固定量系统的不足。
固定间隔期系统就是每经过一个相同的时间间隔，发出一次订货，订货量为将现有库存补充到一个最高水平S，如图9-4所示。当经过固定间隔时间T之后，发出订货，这时库存量降到L1，订货量为S-L1，经过一段时间（LT）到货，库存量增加S-L1，再经过固定间隔期T之后，又发出订货，这时库存量降到L2，订货量为S-L2，经过一段时间（LT）到货，库存量增加S-L2。
固定间隔期系统不需要随时检查库存量，到了下的间隔期，各种不同的物资可以同时订货。这样，简化了管理，也节省了订货费。不同物资的最高水平S可以不同。固定间隔期系统的缺点是不论库存水平L降得多还是少，都要按期发出订货，当L很高时，订货量是很少的。为了克服这个缺点，就出现了最大最小系统。
通过以上动作，把领/发物料给控制了，许多生产员工就不习惯了，因为以前他们可以走到仓库去随便拿物料，现在不行了，控制他了，他一旦做坏产品或浪费物料，就没有物料了，怎么办？以前他可以偷偷的跑到车间里、跑到仓库里拿。现在，我们就制定了一个《退补料作业流程》，流程规定， 如果发现擅自拿物料的罚款200元；如果有退补必须按程序办，开退/补料单，退/补料单经过品质部门检验，然后确定是谁的责任，是来料的责任（供应商的责任），还是我们员工自己的责任。如果是员工自己的责任，要对责任人进行相应处罚。处罚之后把该单传给物控，物控在上面签个字，签了字以后才能给他补料。如此就把员工责任心提起来，员工自己去控制物料。
另外，我们还在仓库里建了一个网，把仓库进行分区，仓管员也从办公楼搬到仓库办公，现场办公。通过生产员工和仓管员的共同努力，生产过程中的物料得到有效控制。
8、核算控制 ( 超出标准，追究责任，节约物料，给予奖励)。
生产部门做出产品后要入仓，入仓后开始核算成本，这个动作由物控来做。物控员会把我们的《生产制令单》（根据你领了多少）、《退/补料单》（根据你退/补了多少），以及《成品进仓单》三单结合在一起，进行物料核算，看他有没超出我们物料清单的标准。如果超出，把那个核算表转给我们财务部，财务人员就可以按物料清单上的损耗率的标准追究责任人。
